Was die E-Rechnungspflicht wirklich verlangt
Kurz erklärt, ohne Panikmache und ohne Verkaufsdruck. Die Beurteilung Ihres Einzelfalls gehört zu Ihrer Steuerkanzlei — diese Seite gibt Ihnen die Fragen, die Sie dort stellen sollten.
Eine E-Rechnung ist kein PDF
Das ist die häufigste Verwechslung. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im Sinne des Gesetzes eine sonstige Rechnung — ein Bild, das ein Mensch lesen muss. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Maschine ohne Abtippen einlesen kann.
In Deutschland sind zwei Formate gebräuchlich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF, in dem dasselbe XML eingebettet steckt — für Menschen lesbar und für Maschinen auswertbar zugleich). Beide erfüllen dieselbe Norm; welches Format Ihr Empfänger möchte, hängt von ihm ab.
Was ab wann gilt
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Stand dieser Seite: September 2026.
Seit 1. Januar 2025 — empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Größengrenze. In der Praxis genügt dafür ein E-Mail-Postfach — aber jemand muss die Datei auch verarbeiten können.
Bis 31. Dezember 2026 — senden
Für den Versand gilt eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 dürfen Sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger einverstanden ist.
Bis 31. Dezember 2027 — kleinere Umsätze
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € haben ein Jahr länger Zeit. Ob Sie darunterfallen, rechnet Ihre Steuerkanzlei aus.
Ab 1. Januar 2028 — vollständig
Dann gilt die Pflicht zum Versand für alle betroffenen Umsätze ohne Übergang.
Ausnahmen gibt es. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen — empfangen können müssen sie sie trotzdem. Umsätze an Privatpersonen sind nicht betroffen. Welche Regel für Sie gilt, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, nicht mit einer Werbeseite.
Was die Anwendung dafür tut
Erzeugen
Jede Rechnung entsteht wahlweise als XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931. Das Format legen Sie je Kunde fest — oder je Rechnung, wenn ein Empfänger es anders möchte.
Prüfen, bevor es rausgeht
Vor dem Festschreiben läuft die Rechnung gegen die offiziellen Prüfregeln (KoSIT-Validator). Was durchfällt, geht nicht raus — Sie sehen den Grund im Klartext, nicht einen Fehlercode.
Empfangen
Eingehende E-Rechnungen werden ausgelesen und als Beleg vorbereitet — per Upload oder über ein Postfach, das nummio automatisch abruft. Freigegeben wird von Ihnen.
Aufbewahren
Der strukturierte Datensatz ist das Original und wird als solcher unveränderbar abgelegt — nicht nur das erzeugte PDF. Beides bleibt exportierbar.
Wo Ihre Arbeit anfängt
Dass nummio E-Rechnungen nach der Norm erzeugt und vor dem Versand prüft, nimmt Ihnen die Technik ab. Ob Sie damit Ihre Pflichten erfüllen, hängt daran, ob die richtigen Belege richtig und rechtzeitig erfasst werden — dort fängt Ihre Arbeit an, und die kann Ihnen kein Programm abnehmen.
Wer wofür einsteht, steht ausführlich auf der Seite Verantwortung und Grenzen.
E-Rechnung ist in jedem Tarif enthalten.
Auch im kleinsten. Kein Zusatzmodul, kein Aufpreis.
1 Monat kostenlos testen