Verfahrensdokumentation — Anbieterteil

Baustein zur Verfahrensdokumentation nach GoBD · Fassung 1.0 · Stand: 07.09.2026 · druckoptimiert — zum Drucken Strg+P / Cmd+P

0. Wozu dieses Dokument dient — und wozu nicht

Ihre Verfahrensdokumentation muss den gesamten Weg Ihrer Belege beschreiben: von der Entstehung über die Erfassung und Verarbeitung bis zur Aufbewahrung (GoBD Rz. 151 ff.). Ein Teil dieses Weges läuft auf unseren Servern. Diesen Teil können Sie nicht aus eigener Anschauung beschreiben — deshalb beschreiben wir ihn hier, damit Sie das Dokument Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation als Anlage beilegen können.

Dieses Dokument ist nicht Ihre Verfahrensdokumentation und ersetzt sie nicht. Es deckt ausschließlich den ausgelagerten Teil ab. Alles, was vor der Erfassung passiert (wie ein Beleg entsteht, wer ihn prüft, wann er erfasst wird) und alles Organisatorische bleibt Ihre Aufgabe — Abschnitt 10 nennt es im Einzelnen.

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung trifft nach dem Gesetz Sie, nicht Ihren Softwareanbieter. Daran ändert dieses Dokument nichts; es soll Ihnen nur die Arbeit abnehmen, unseren Teil selbst rekonstruieren zu müssen.

1. Anbieter, Verarbeitungsorte und mitgeltende Verträge

Anbieter und Auftragsverarbeiter ist die im Impressum genannte Gesellschaft. Ihre Daten werden auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet. Welche Dienstleister in welchem Umfang beteiligt sind, führt der Auftragsverarbeitungsvertrag abschließend auf; die Einzelheiten zur Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung, die vertraglichen Pflichten in den AGB.

2. Überblick über das Verfahren

Das System erzeugt, versendet, empfängt und bewahrt Belege auf. Ein Beleg durchläuft dabei genau drei Zustände:

1. Entwurf — frei änderbar, ohne Nummer, ohne buchhalterische Wirkung.
2. Festgeschrieben — erhält seine endgültige Nummer, wird unveränderbar und in die Prüfsummen-Kette aufgenommen.
3. Storniert — der ursprüngliche Beleg bleibt unverändert bestehen; die Korrektur entsteht als neuer, eigener Beleg.

Ein Rückweg aus dem zweiten in den ersten Zustand existiert nicht — auch nicht für uns. Abschnitt 4 beschreibt, wie das technisch durchgesetzt wird.

3. Belegfluss

3.1 Ausgangsbelege

Sie erfassen Angebot, Auftrag, Rechnung, Abschlags- oder Schlussrechnung, Gutschrift oder eine wiederkehrende Serie in einem gemeinsamen Editor. Solange der Beleg Entwurf ist, können Sie ihn beliebig ändern; erfasst wird jede Änderung mit Zeitpunkt und Benutzer.

Beim Festschreiben geschieht Folgendes in einem einzigen, unteilbaren Vorgang: Der Beleg erhält die nächste Nummer seines Nummernkreises, es entsteht das PDF und — sofern für diesen Empfänger vorgesehen — die E-Rechnung nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Die E-Rechnung wird vor dem Festschreiben gegen die offiziellen Prüfregeln validiert; fällt sie durch, entsteht der Beleg nicht. Anschließend werden Prüfsummen gebildet, der Beleg in die Kette eingehängt und in die unveränderbare Ablage geschrieben.

Der Versand ist ein eigener, protokollierter Schritt. Zu jeder versendeten Beleg-E-Mail werden Absender, Empfänger, Betreff, Anhänge und Versandweg festgehalten.

3.2 Eingangsbelege

Eingangsbelege gelangen über drei Wege in das System: Upload, automatischer Abruf aus einem Postfach, oder Foto aus der mobilen Anwendung. Die Originaldatei wird unverändert gespeichert und mit einer Prüfsumme versehen; sie bleibt auch dann erhalten, wenn Sie die erfassten Daten später korrigieren.

Strukturierte E-Rechnungen werden automatisch ausgelesen. Bei PDFs und Fotos kann eine optionale, gesondert zu aktivierende Erkennung die Felder vorbelegen. Geprüft und freigegeben wird in jedem Fall von Ihnen — ohne Ihre Bestätigung wird kein Eingangsbeleg erfasst.

4. Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO)

Die Unveränderbarkeit ruht auf vier voneinander unabhängigen Schichten:

• Datenbank-Schutz. Änderungen und Löschungen an festgeschriebenen Belegen, Positionen, Zahlungen, Quittungen und Protokollen werden von der Datenbank selbst abgewiesen — nicht von der Anwendung. Der Anwendungsbenutzer besitzt nicht einmal das Recht, diesen Schutz abzuschalten.
• Prüfsummen-Kette. Jeder Protokolleintrag wird signiert und mit dem vorhergehenden verkettet. Ein nachträglich veränderter oder entfernter Eintrag bricht die Kette an nachweisbarer Stelle.
• Tageswurzel. Aus allen Einträgen eines Tages wird täglich um 23:55 Uhr ein Gesamtwert gebildet und selbst wieder verkettet. Damit ist auch ein vollständig ausgetauschter Tag erkennbar.
• Unveränderbare Ablage. Belege und Sicherungen liegen zusätzlich in einem externen Objektspeicher mit Schreibschutz, aus dem innerhalb der Sperrfrist weder gelöscht noch überschrieben werden kann — auch nicht durch uns.

Die Kette wird täglich um 02:30 Uhr vollständig nachgerechnet. Ein Bruch löst einen Alarm aus.

5. Nummernkreise (§ 146 AO)

Nummern werden erst beim Festschreiben vergeben, fortlaufend je Belegart und Jahr, und niemals wiederverwendet. Ein Rückwärtslauf des Zählers ist datenbankseitig gesperrt. Zeitstempel-basierte Nummern kommen nicht vor.

Eine tägliche Prüfung um 07:00 Uhr sucht Lücken in Ihren Nummernkreisen und meldet sie. Lücken sind erklärungsbedürftig, aber nicht zwingend fehlerhaft — der Bericht nennt die betroffenen Nummern, damit Sie den Grund dokumentieren können.

6. Stornierung und Korrektur

Ein festgeschriebener Beleg wird nie geändert und nie entfernt. Eine Korrektur entsteht als Storno mit eigenem Beleg und eigener Nummer; das Original bleibt vollständig erhalten und bleibt auffindbar. Beide Belege verweisen aufeinander. Bei Stornos oberhalb eines von Ihnen festgelegten Betrags kann eine zweite Freigabe verlangt werden.

7. Zugriffsschutz und Berechtigungen

• Mandantentrennung. Die Trennung der Firmen wird in der Datenbank erzwungen, nicht in der Anwendung. Eine fehlerhafte Abfrage kann keine fremden Daten liefern, weil die Datenbank sie nicht herausgibt.
• Rollen. Benutzer erhalten abgestufte Rechte; wer was darf, ist an einer Stelle einsehbar und wird bei Änderung protokolliert.
• Zwei-Faktor-Anmeldung. Für Rollen mit weitreichenden Rechten verpflichtend, für alle übrigen verfügbar.
• Geräte. Angemeldete Geräte sind einsehbar und lassen sich aus der Ferne abmelden.
• Anmeldeversuche. Fehlversuche werden gedrosselt und protokolliert.

8. Datensicherung und Wiederherstellung

• Tägliche vollständige Sicherung um 04:00 Uhr, verschlüsselt, in den externen Objektspeicher mit Schreibschutz.
• Fortlaufende Sicherung der Datenbankänderungen, sodass auf einen Zeitpunkt zurückgesetzt werden kann und nicht nur auf den letzten Tag.
• Monatlicher Rückspiel-Test am 15.; das Ergebnis wird protokolliert. Ein Fehlschlag löst einen Alarm aus.
• Vor jedem Aufspielen einer neuen Programmfassung entsteht zusätzlich eine Sicherung.

9. Aufbewahrung und Fristen

Während der Vertragslaufzeit liegen festgeschriebene Belege unveränderbar ab. Die Schreibsperre im Objektspeicher läuft rollierend über 6 Monate und wird monatlich verlängert, solange der Vertrag besteht.

Nach Vertragsende haben Sie 180 Tage Nur-Lese-Zugriff für den vollständigen Export. Wer den Bestand länger bei uns verwahrt wissen will, bucht die Aufbewahrungsgarantie; sie deckt 8 Jahre ab dem Ende des jeweiligen Wirtschaftsjahres.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt Ihre (§ 147 AO — acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen). Sie erfüllen sie entweder durch rechtzeitigen Export oder durch die gebuchte Garantie. Läuft beides ins Leere, fehlt Ihnen der Bestand — nicht uns.

10. Was Sie selbst verantworten

Dieser Abschnitt ist der wichtigste. Ohne ihn liest sich das Dokument wie eine Garantie für Ihre gesamte Buchführung, und das ist es ausdrücklich nicht.

• Zeitnahe Erfassung. Ob Sie Ihre Belege innerhalb der Fristen erfassen, kann kein Programm für Sie beurteilen.
• Vollständigkeit. Was Sie nicht erfassen, kennt das System nicht.
• Sachliche Richtigkeit. Beträge, Steuersätze, Konten und die Zuordnung zum richtigen Geschäftsvorfall verantworten Sie und Ihre Steuerkanzlei.
• Ihre organisatorischen Abläufe. Wer Belege annimmt, wer prüft, wer freigibt, wie Bargeschäfte erfasst werden, wie Sie mit Fehlern umgehen.
• Vergabe und Entzug von Berechtigungen in Ihrem Unternehmen.
• Aufbewahrung nach Vertragsende (Abschnitt 9).
• Ihre Verfahrensdokumentation als Ganzes, in die dieses Dokument als Anlage eingeht.

11. Datenzugriff der Finanzverwaltung (§ 147 Abs. 6 AO)

• Z1 und Z2 — unmittelbarer und mittelbarer Zugriff: Sie vergeben einen eigenen, zeitlich begrenzten Zugang und entziehen ihn wieder. Jeder Zugriff wird protokolliert.
• Z3 — Datenträgerüberlassung: Der Datenexport enthält die Bewegungsdaten samt Beschreibungsdatei in dem Format, das die gängigen Prüfprogramme einlesen, dazu die Originalbelege und die strukturierten E-Rechnungen.

Der Export ist jederzeit und in jedem Tarif verfügbar, ohne Rückfrage bei uns. Jeder Export wird selbst protokolliert.

12. Änderungen am System

Jede Programmfassung ist über eine unveränderliche Kennung eindeutig identifizierbar. Vor dem Aufspielen muss ein maschineller Nachweis vorliegen, dass die vollständige Prüfstrecke für genau diese Fassung bestanden wurde; fehlt er oder gehört er zu einer anderen Fassung, verweigert das Aufspielen den Dienst. Nach dem Aufspielen wird geprüft, ob alle Schutzmechanismen unverändert aktiv sind.

Wesentliche Änderungen an diesem Dokument führen zu einer neuen Fassung; die Änderungshistorie steht in Abschnitt 14.

13. Grenzen dieses Dokuments

• Es beschreibt den Stand zum genannten Datum. Für spätere Zeiträume gilt die dann aktuelle Fassung.
• Es ist keine Zertifizierung und keine Bescheinigung. Für Buchführungssoftware gibt es keine amtliche Zertifizierung; eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 liegt derzeit nicht vor. Sobald sie vorliegt, wird sie hier benannt.
• Es ist keine Steuer- und keine Rechtsberatung.
• Es sagt nichts über den Ausgang einer Betriebsprüfung. Diese bewertet Ihre Buchführung, nicht unsere Software.

Wie die Verantwortung zwischen Ihnen und uns verteilt ist, steht ausführlich auf der Seite Verantwortung und Grenzen.

14. Änderungshistorie

Fassung	Stand	Änderung
1.0	07.09.2026	Erstfassung. Angelegt, weil die Startseite eine Verfahrensdokumentation zusagte, die es nicht gab; die Zusage wurde entfernt und durch dieses Dokument ersetzt.